ISTEM MANAJEMEN INSIDEN PADA PROGRAM MANAJEMEN HELPDESK DAN DUKUNGAN TI BERDASARKAN FRAMEWORK ITIL V3 (STUDI KASUS PADA BIRO TEKNOLOGI INFORMASI BPK-RI)

Nama Kelompok : 

1. Mohd. Ilham Anugrah

2. Qirana Rizka Ramadhanty

 

 SISTEM MANAJEMEN INSIDEN PADA PROGRAM MANAJEMEN HELPDESK DAN DUKUNGAN TI BERDASARKAN FRAMEWORK ITIL V3 (STUDI KASUS PADA BIRO TEKNOLOGI INFORMASI BPK-RI)

Pada saat ini banyak badan pemerintah, organisasi, dan perusahaan di dunia menjadikan teknologi informasi (TI) sebagai backbone atau tulang punggung pendukung bagi setiap proses bisnis utama guna mencapai tujuan bisnisnya. Proses bisnis yang berjalan 24/7 membutuhkan TI harus setiap saat siap sedia dan dapat memberikan layanan yang dibutuhkan. TI digunakan untuk meningkatkan produktifitas dan membuat proses bisnis menjadi lebih efektif dan efisien.

Terkait dengan hal tersebut, BPK-RI dalam Rencana Strategis 2006-2010 menyebutkan sasaran strategisnya pada bidang Pengukuran, Analisis, dan Pengelolaan Pengetahuan, yaitu membangun infrastruktur teknologi informasi yang handal dan aman yang diselaraskan dengan kebutuhan dan arah organisasi [BPK06]. Untuk melaksanakan hal ini, biro Teknologi Informasi dibawah Sekretaris Jenderal BPK-RI diberi tanggungjawab dalam mengembangkan layanan TI di lingkungan BPK-RI. Dalam kegiatannya, biro TI melakukan tugas utama mendukung layanan TI BPK-RI baik di kantor pusat maupun di perwakilan seluruh Indonesia [BPK07].

Salah satu layanan TI yang diberikan oleh biro TI tertuang dalam Rencana Strategis Teknologi Informasi BPK-RI yaitu program manajemen helpdesk dan dukungan TI. Dalam pelaksanaannya layanan dukungan TI disini terkait erat sekali dengan proses manajemen insiden. Program manajemen helpdesk dan dukungan TI merupakan salah satu program kerja utama Rencana Strategis Teknologi Informasi BPK-RI. Akan tetapi dalam pelaksanaannya, program ini belum memiliki sebuah dokumen tata laksana sebagai panduan pelaksanaan bagi para penggunanya.

Proses penanganan insiden atau manajemen insiden semakin besar porsi pengerjaannya dalam lingkungan biro TI dari hari ke hari. Hal ini dikarenakan pada saat ini sumber daya TI yang dikelola dalam organisasi BPK-RI semakin banyak, dan saat ini hampir semua proses bisnis di BPK-RI memerlukan TI sebagai pendukung. Pada saat ini hampir seluruh proses bisnis BPK-RI terkait erat dengan TI sebagai pendukungnya, baik itu aplikasi sistem informasi maupun perangkat keras komputer dan sumber daya network. Sehingga jika terjadi suatu insiden maka proses bisnis dapat menjadi terganggu.

Agar penanganan insiden dapat semakin baik dan mengurangi ketergantungan terhadap staf tertentu, diperlukan sebuah dokumen tata laksana mengenai manajemen insiden yang berdasarkan framework tata kelola TI. Dengan adanya dokumen tata laksana manajemen insiden, semua pegawai dalam biro TI dapat mengetahui fungsi dan tanggungjawabnya serta juga langkah-langkah yang harus diambilnya dalam penanganan suatu insiden.

Dalam penelitian ini framework tata kelola TI yang dipilih adalah ITIL v3. Framework ITIL memiliki fokus pengembangan tata kelola TI khususnya dalam hal layanan (IT service). Selain itu framework ITIL sangat tepat digunakan sebagai panduan dalam mengembangkan sebuah tata laksana karena sifatnya best practice dan memiliki library yang terinci untuk mengembangkan langkah-langkah dalam prosedur.

2. TINJAUAN PUSTAKA

Framework ITIL (Information Technology Infrastructure Library) adalah sebuah framework tata kelola TI yang berisi best practice secara khusus dalam manajemen service TI [ITL07]. Pada saat ini framework ITIL sudah dikembangkan hingga versi 3. Pada versi ini, seperti yang tertuang dalam gambar 1., framework ITIL dijelaskan tahapan-tahapan pengelolaan manajemen layanan TI yaitu sebagai service lifecycle.

Ada 5 proses service lifecycle dalam ITIL [ITL07], yaitu:

1.         Service Strategy: Pada tahap ini dilakukan pengembangan strategi untuk mengubah manajemen service TI menjadi sebuah aset strategis dari organisasi.

2.         Service Design: Pada tahap ini dilakukan pembangunan panduan manajemen layanan TI berdasarkan strategi yang sudah dikembangkan sebelumnya pada tahap Service Strategy. Selain itu panduan dibangun berdasarkan policy yang berlaku dalam organisasi dan untuk pemenuhan kepuasan pelanggan.

3.         Service Transition: Pada tahap ini dilakukan proses transisi dari tata kelola yang lama kepada tata kelola yang baru yang sudah dikembangkan dalam tahap Service Design.

4.         Service Operation: Pada bagian ini berisi langkah-langkah best practice untuk melakukan manajemen service TI.

5.         Continual Service Improvement: Pada bagian ini dilakukan pengelolaan masukan dari pelanggan yang kemudian dikolaborasikan kedalam empat tahap diatas. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan hasil keluaran dari kegiatan Service Strategy, Service Design, Service Transition, dan Service Operation.

Menurut framework ITIL, pengertian insiden adalah sebuah interupsi atau pengurangan kualitas dari layanan TI. Selain itu sebuah kesalahan konfigurasi pada sistem dapat dikatakan sebagai insiden walaupun belum menimbulkan masalah yang berarti pada sistem tersebut. Manajemen insiden (incident management) adalah proses yang dilakukan untuk menyelesaikan suatu insiden. Proses manajemen insiden (incident management) dilakukan berdasarkan input dari user melalui service desk, laporan teknisi, dan juga deteksi otomatis dari sebuah tool event management. Manajemen insiden (incident management) pada frmework ITIL v3 berada pada cycle Service Operation.

Tujuan utama dari manajemen insiden (incident management) adalah untuk mengembalikan kondisi layanan TI ke keadaan normal secepat mungkin, dan meminimalkan dampak negatif yang ditimbulkan terhadap kegiatan bisnis utama organisasi. Keadaan normal layanan TI adalah keadaan yang telah didefenisikan sebelumnya dalam sebuah SLA (Service Level Agreement).

Berikut adalah aktifitas-aktifitas dalam manajemen insiden (incident management) menurut framework ITIL v3 seperti yang juga ditampilkan pada gambar 2.:

1.Identifikasi insiden (incident identification)

Proses manajemen insiden (incident management) dimulai dengan identifikasi. Identifikasi yang paling umum dilakukan adalah melalui layanan service desk dan laporan dari staf teknisi. Selain itu identifikasi insiden dapat dilakukan secara otomatis oleh tool event management yang dipasang pada perangkat-perangkat utama. Kondisi ideal dari langkah identifikasi adalah insiden dapat teridentifikasi sebelum terjadi implikasi terhadap user.

2.Pencatatan insiden (incident logging)

Langkah ini wajib dilakukan untuk setiap jenis insiden baik yang berskala besar maupun kecil. Beberapa informasi yang harus dicatat terkait suatu insiden adalah ID, kategori insiden, waktu terjadi, deskripsi insiden, nama orang/grup yang bertanggungjawab atas penanganan, implikasi insiden, dan waktu penutupan kasus.

3.Pengkategorisasian insiden (incident categorization)

Dalam membuat kategori insiden dibutuhkan sebuah proses khusus antara pengelola TI dan pihak manajemen organisasi. Hal ini bertujuan untuk menghasilkan kategori insiden dan prioritas penanganannya sejalan dengan proses bisnis organisasi. Kategori insiden dapat dibuat berdasarkan perkiraan lamanya penanganan, implikasi terhadap proses bisnis organisasi, dan jumlah staf teknis terkait.

4.Prioritas insiden (incident priorization)

Langkah prioritas insiden dilakukan berdasarkan kategorisasi yang telah dibuat sebelumnya. Prioritas penanganan insiden dapat dilakukan berdasarkan besarnya implikasi insiden terhadap kegiatan bisnis utama organisasi, ataupun berdasarkan lamanya penanganan insiden.

5.Diagnosa awal (initial diagnosis)

Diagnosa awal terhadap insiden wajib dilakukan oleh setiap pihak yang pertama kali berhubungan dengan insiden baik itu service desk, staf teknis, maupun perangkat otomatis seperti event management. Jika insiden ditemukan oleh service desk melalui telepon dari user, maka diusahakan service desk tersebut yang menyelesaikan insiden selama user masih berhubungan telepon.

6.Eskalasi insiden (incident escalation)

Eskalasi insiden adalah tindakan menaikkan level penanganan insiden. Hal ini berkaitan erat dengan hasil diagnosa awal terhadap insiden. Jika dari diagnosa ditemukan insiden yang tidak dapat ditangani, maka wajib dilakukan eskalasi insiden. Eskalasi insiden ada 2 macam, yaitu eskalasi fungsi dan eskalasi hierarki. Eskalasi fungsi adalah tindakan menaikkan level penanganan kepada satu level diatasnya. Sedangkan eskalasi hierarki adalah tindakan menaikkan level penanganan melintasi hirarki organisasi misalnya kepada manajer IT atau manajer bisnis yang terkait.

7.Investigasi (investigation and diagnosis)

Tindakan investigasi dilakukan untuk menemukan sumber masalah dari insiden. Dalam melakukan investigasi, setiap tindakan wajib dilaporkan juga ke dalam formulir insiden. Hal ini berguna sebagai data historis tindakan penanganan suatu insiden.

8.Resolusi (resolution and recovery)

Langkah ini merupakan tindakan yang diambil untuk menyelesaikan suatu insiden. Langkah resolusi dapat dilakukan oleh service desk sebagai pihak yang pertama menemukan insiden dari user, staf teknisi yang sedang mengerjakan kegiatan konfigurasi, maupun oleh supplier terhadap perangkat yang masih dalam garansi.

9.Penutupan (incident closure)

Langkah penutupan adalah langkah yang dilakukan oleh service desk maupun staf teknisi terkait untuk memastikan apakah insiden telah benar selesai ditangani. Yang harus diperhatikan dalam langkah penutupan ini adalah dokumentasi proses penanganan insiden, perkiraan terhadap perulangan insiden, dan survei kepuasan user atas penanganan insiden.

                          

3. METODE PENELITIAN

Metode penelitian yang dilakukan meliputi langkah berikut:

1.Pendahuluan; Dalam tahap ini dilakukan pendefenisian mengenai latar belakang, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat penelitian serta metodologi yang digunakan untuk memecahkan permasalahan, yaitu pembuatan dokumen tata laksana proses manajemen insiden.

2.Pengumpulan Informasi dan Analisa; Dalam tahap ini dilakukan aktifitas penelaahan dokumen tata kelola Teknologi Informasi BPK-RI. Selin itu juga dilakukan studi literatur framework ITIL.

3.Pembuatan Dokumen Tata Laksana; Dalam tahap ini dilakukan pembuatan dokumen tata laksana berdasarkan hasil analisa di langkah sebelumnya. Dokumen prosedur yang dibuat akan terdiri dari rincian aktifitas manajemen insiden, dan lampiran-lampiran kategori insiden, prioritas insiden, metrik dan CSF (Critical Success Factor), SLA (Service Level Agreement) serta diagram RACI. Selain lampiran-lampiran diatas, akan dibuat juga diagram flow chart yang menggambarkan tiap aktifitas yang dilakukan.

4.Verifikasi Dokumen Tata Laksana; Dalam tahap ini akan dilakukan verifikasi masing-masing bagian dari dokumen tata laksana untuk mengetahui apakah masing-masing aktifitas dalam dokumen sudah sesuai dengan tujuannya dan dapat dilaksanakan.

5.Validasi Dokumen Tata Laksana; Dalam tahap ini akan dilakukan validasi terhadap dokumen tata laksana untuk mengetahui apakah tujuan utama dari proses manajemen insiden sudah terpenuhi dengan dokumen ini.

6.Kesimpulan; Dalam tahap ini akan dilakukan perumusan kesimpulan dari keseluruhan langkah yang dilakukan dan hasil yang didapat.

4. KESIMPULAN

Kesimpulan yang dibuat berdasarkan penelitian yang telah dikerjakan adalah sebagai berikut:

1.   Dokumen tata laksana dikembangkan untuk sebagian tujuan program manajemen helpdesk dan dukungan TI, yaitu proses manajemen insiden. Dokumen tata laksana ini berisi 11 (sebelas) aktifitas yang terdiri dari 9 (sembilan) aktifitas berdasarkan framework ITIL dan 2 (dua) aktifitas tambahan sebagai kebutuhan dari organisasi yaitu pelaporan dan evaluasi.

2.   Pelaksana program dibagi menjadi 7 (tujuh) pihak yaitu Pelapor Insiden (U), Helpdesk Operator (HO), Helpdesk Spesialist (HS), Incident Manager (IM), Software Manager (SM), Network Manager (NM), dan Maintenance Manager (MM)

3.   Diagram RACI menunjukkan tugas dan tanggungjawab masing-masing pihak tersebut diatas dalam tiap langkah aktifitas.

4.   Aktifitas-aktifitas yang dikembangkan dari framework ITIL, pelaksanaannya dilakukan secara kontinu dan terus menerus. Sementara aktifitas pelaporan dan evaluasi dilaksanakan pada awal dan akhir bulan saja.

5.   Matriks tata laksana dibangun untuk menjadi kesimpulan keseluruhan proses program. Matriks berisikan masing-masing aktifitas dalam program berikut dengan tujuan, indikator kinerja, formulir dan dokumen yang diperlukan untuk pelaksanaan aktifitas, dan diagram RACI.

Sumber : http://jurnal.upnyk.ac.id/index.php/semnasif/article/view/1218

By: Unknown On 20.51

Continue Reading

Manajemen Layanan Sistem Informasi

PENGERTIAN MANAJEMEN LAYANAN SISTEM INFORMASI
Manajemen Layanan Sistem Informasi adalah suatu metode pengelolaan sistem informasi(SI) yang secara filosofis terpusat pada perspektif konsumen layanan SI terhadap bisnis perusahaan.
Manajemen Layanan Sistem Informasi berfokus pada proses dan karenanya terkait dan memiliki minat yang sama dengan kerangka kerja dan metodologi gerakan perbaikan proses (seperti Six Sigma, ERP, dsb) Disiplin ini tidak memedulikan detail penggunaan produk suatu pemasok tertentu atau detail teknis suatu sistem yang dikelola, melainkan berfokus pada upaya penyediaan kerangka kerja untuk menstrukturkan aktivitas yang terkait dengan sistem informasi dan interaksi antara personel teknis TI dengan pengguna teknologi informasi.
Manajemen Layanan Sistem Informasi umumnya menangani masalah operasional manajemen sistem informasi dan bukan pada pengembangan teknologinya sendiri. Contohnya, proses pembuatan software komputer untuk dijual bukanlah fokus dari disiplin ini, melainkan sistem komputer yang digunakan oleh bagian pemasaran dan pengembangan bisnis di perusahaan perangkat lunak-lah yang merupakan fokus perhatiannya. Banyak pula perusahaan non-teknologi, seperti pada industri keuangan, ritel, dan pariwisata, yang memiliki sistem TI yang berperan penting, walaupun tidak terpapar langsung kepada konsumennya.


FRAMEWORK MANAJEMEN LAYANAN SISTEM INFORMASI
Contoh kerangka kerja dari Manajemen Layanan Sistem Informasi adalah sistem pengelolaan data karyawan dan penggajian pada sebuah perusahaan manufaktur, atau biasa disebut Human Resources Information System (HRIS). Software HRIS tersebut biasanya melakukan proses penyimpanan database karyawan dalam sebuah perusahaan. Dari mulai karyawan tersebut di-hire sebagai karyawan sampai dengan karyawan tersebut resign. Manajemen Layanan Sistem Informasi pada HRIS terletak pada proses penginputan data oleh Admin dan juga transaksi-transaksi yang dilakukan secara online oleh karyawan itu sendiri.
Proses Penginputan data oleh Admin biasanya berupa data personal karyawan, gaji, serta data lainnya sesuai kebutuhan masing-masing perusahaan. Transaksi-transaksi yang dilakukan oleh karyawan biasanya berupa permohonan cuti, overtime, atau yang berhubungan dengan Finance, seperti claim medical reimbursement, expenses, dan lain sebagainya.
Proses otomatisasi tersebut dapat mengurangi kemungkinan human error juga mempercepat proses dengan mengurangi risiko tercecernya dokumen pendukung.

Definisi & Framework Manajemen Layanan Sistem Informasi

Manajemen Layanan Sistem Informasi atau IT Service Management (ITSM) adalah istilah umum untuk menggambarkan pendekatan untuk merancang, menghasilkan, mengelola dan meningkatkan penggunaan teknologi informasi yang digunakan dalam perusahaan. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa semua proses, sumber daya manusia dan teknologi berada pada tempat/berjalan dengan benar sehingga organisasi dapat mencapai tujuan bisnisnya.
ITSM adalah proses layanan bisnis dengan fokus utama pada pelayanan terbaik kepada konsumen. ITSM dibuat untuk mengukur sebuah proses dengan memberikan sebuah solusi kepada konsumen daripada hal teknis seperti development. ITSM mengukur efisiensi operasional dalam memberikan solusi dan bagaimana mengelola sistem ini agar memenuhi harapan yang diinginkan.
Apa yang membedakan pendekatan IT management seperti Network Management dan IT Systems Management, ITSM memiliki karakter sebagai berikut :

• Mengadopsi pendekatan proses pada manajemen.
• Lebih fokus terhadap kebutuhan konsumen dan layanan IT untuk konsumen.
• Menekankan perbaikan yang berkelanjutan (Continual Improvement)

Salah satu framework ITSM adalah standar ISO/IEC 20000. Framework ITSM sendiri dipengaruhi dan diadopsi dari standar lain seperti ISO 9000 (Sistem Manajemen Mutu) dan ISO/IEC 27000 (Sistem Manajemen Keamanan Informasi).
Sehingga secara garis besar adalah ITSM merupakan sebuah proses pengukuran sebuah layanan yang terfokus pada kepuasan pelanggan dalam menggunakan layanan tersebut.
Contoh framework pada ITSM adalah :
ITIL (Information Technology Infrastructure Library)
Merupakan sebuah konsep dan teknik pengelolaan infrastruktur, pengembangan, serta operasi teknologi informasi. ITIL menekankan siklus hidup layanan yang disediakan oleh teknologi informasi dibagi menjadi 5 bagian
o Service Strategy.
Memberikan panduan kepada pengimpelemntasi bagaimana memandang konsep ITSM bukan hanya sebagai kemampuan organisasi (dalam memberikan, mengelola serta mengoperasikan layanan IT), tapi juga sebagai sebuah aset strategis perusahaan. Proses-proses yang dicakup dalam Service Strategy :
1. Service Portofolio Management.
2. Financial Management.
3. Demand Management.
o Service Design.
Service Design memberikan panduan kepada organisasi TI untuk dapat secara sistematis dan best practice mendesain dan membangun layanan TI maupun implementasi ITSM itu sendiri. Proses-proses yang dicakup dalam Service Design yaitu:
1. Service Catalog Management.
2. Service Level Management.
3. Supplier Management.
4. Capacity Management.
5. Availability Management.
6. IT Service Continuity Management.
7. Information Security Management
o Service Transition.
Service Transition menyediakan panduan kepada organisasi TI untuk dapat mengembangkan serta kemampuan untuk mengubah hasil desain layanan TI baik yang baru maupun layanan TI yang diubah spesifikasinya ke dalam lingkungan operasional. Proses-proses yang dicakup dalam Service Transition yaitu:
1. Transition Planning and Support.
2. Change Management.
3. Service Asset & Configuration Management.
4. Release & Deployment Management.
5. Service Validation.
6. Evaluation.
7. Knowledge Management.
o Service Operation.
Service Operation merupakan tahapan lifecycle yang mencakup semua kegiatan operasional harian pengelolaan layanan-layanan TI. Di dalamnya terdapat berbagai panduan pada bagaimana mengelola layanan TI secara efisien dan efektif serta menjamin tingkat kinerja yang telah diperjanjikan dengan pelanggan sebelumnya. Proses-proses yang dicakup dalam Service Transition yaitu:
1. Event Management.
2. Incident Management.
3. Problem Management.
4. Request Fulfillment.
5. Access Management.
o Continual Service Improvement.
Continual Service Improvement (CSI) memberikan panduan penting dalam menyusun serta memelihara kualitas layanan dari proses desain, transisi dan pengoperasiannya. CSI mengkombinasikan berbagai prinsip dan metode dari manajemen kualitas, salah satunya adalah Plan-Do-Check-Act (PDCA).


Sumber :
https://ariefkendyblog.wordpress.com/2017/04/28/definisi-framework-manajemen-layanan-sistem-informasi/
https://id.wikipedia.org/wiki/ITSM
https://nuniknoviani.wordpress.com/2016/03/22/manajemen-layanan-sistem-informasi/

By: Unknown On 18.49

Continue Reading